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為持續落實個人資料保護與管理，強化資料使用合理性，請配合辦理本次個人資料盤點作業，相關說明如下：
一、若盤點類型為「系統資料庫」，應先登入校務資訊系統，於權限範圍內依所屬業務系統進行資料檢視，並逐項確認系統畫面所呈現之欄位內容，以釐清資料之業務權責歸屬（資料擁有者），以利明確資料管理責任。

二、系統資料庫之保存期限檢視與訂定說明：
保存期限之訂定，應由資料擁有者先依業務流程及資料使用目的進行評估，再綜合考量相關法令規範、主管機關規定、本校內部管理制度及實際業務需求辦理，以確保資料保存之合理性與適切性，並避免不必要之長期留存。其評估及訂定原則如下：
（一）依主管機關所訂定之相關法令或行政規範辦理。
（二）依國家發展委員會檔案管理局所訂定之「大專校院類檔案保存年限基準表」所列保存年限為參考基準。
（三）依本校相關法規、管理辦法及檔案保存年限基準表規定辦理。
（四）依專案計畫或業務執行期間之需求訂定保存期限。
（五）依法規或業務性質屬重要性或必要性者，得訂為永久保存資料。
（六）各單位會議紀錄或決議事項，如未明確規定保存期限，應依會議決議內容訂定合理保存期限，並留存相關決議及會議紀錄備查。

三、如涉及檔案保存年限之訂定或調整，請參照本校「檔案保存年限基準表」辦理；如需修訂相關內容，請洽總務處文書庶務組。